Mindful prioriteiten stellen
E-mails die binnenstromen, een collega die je vraagt iets te doen het liefst zo snel mogelijk, telefoontjes die binnenkomen, (Teams)vergaderingen... Veel van de werkenden hebben dagelijks te maken met dit soort werkonderbrekingen en aandacht afleiders. En vooral als je de neiging hebt om op elk verzoek in te gaan omdat je het lastig vindt iemand anders teleur te stellen, kan je echt ondergesneeuwd raken onder al die extra taken en verzoeken. Herkenbaar?
De werk overload kan verschillende oorzaken hebben. Bijvoorbeeld je eigen enthousiasme om anderen te helpen. Of misschien beschik je over waardevolle kennis die anderen niet hebben. Of wil je graag bewijzen dat jij onmisbaar bent en alles goed op orde hebt. Of omdat collega’s weten dat jij zelden nee zegt en hen vaak uit de brand helpt… Wat de oorzaak ook is en hoezeer het ook deels je ‘eigen schuld’ is, uiteindelijk kan het ervoor zorgen dat je je werk niet meer leuk vindt en tegen problemen aanlopen.
Hoe kan je hiermee omgaan? Hoe kan je binnen al die vele taken, e-mail en verzoeken prioriteiten stellen?
- Maak aan het einde van je werkdag de balans op:
- Wat heb je vandaag gedaan dat je van plan was te doen? Erken jezelf daarvoor: ‘YES, dit heb ik vandaag gedaan!’
- Wat heb je vandaag gedaan dat je niet van plan was om te doen? Wat is de oorzaak hiervan?
- Wat heb je vandaag niet gedaan wat je wel van plan was te doen? Wat is de oorzaak hiervan? Wat heb je nodig om het de volgende werkdag wel te doen?
- Nadat je de balans hebt opgemaakt, maak je een to-do lijst voor de volgende werkdag. Maak een top 3 van de belangrijkste taken die je de volgende dag wilt doen en afmaken.
- Blok de benodigde tijd in je agenda, wees realistisch in je tijdsbesteding. Sta stil bij wat elke taak concreet inhoudt. Bijvoorbeeld ‘Feedback geven op een stuk van je collega’ bestaat uit verschillende taken: het stuk lezen, er commentaar bij schrijven en een bericht sturen waarin je kort je algehele indruk beschrijft en terugstuurt naar je collega. Vaak gaat daar meer tijd in zitten dan je denkt van tevoren.
- Zet de timer van je mobiel om bij te houden hoeveel tijd je hiervoor concreet kwijt bent. Dat helpt bij het realistisch plannen van je activiteiten in de toekomst.
- Aandacht voor één ding tegelijkertijd: zet in de tussentijd meldingen van je e-mail en desktop WhatsApp uit en zet je telefoon op stil. Maak met collega's eventueel een afspraak wanneer jij wel bereikbaar bent voor telefoontjes of overleg.
Wat te doen met verzoeken en e-mails die binnen blijven stromen?
Dan kan je het volgende ezelsbruggetje gebruiken: MOET IK DIT NU DOEN? Bij elke taak en verzoek dat je binnenkrijgt toets je dit. Je stelt deze vraag vijf keer en legt daarbij de klemtoon steeds op een ander woord:
MOET: Hiermee bepaal je het belang van de klus. Moet ik dit nu doen of is het een verzoek, iets wat iemand graag wil dat ik doe? Of is het iets wat ik graag wil doen, maar eigenlijk geen prioriteit heeft.
IK: Ben jij de beste persoon om dit te doen? Ben jij de enige persoon die dit kan doen of zijn er meer personen die gevraagd kunnen worden om het te doen? Of is het eigenlijk de taak van iemand anders?
DIT: Er valt altijd van alles te doen en je kan niet van alles tegelijkertijd. Is dit datgene dat je nu moet doen? Of iets anders of misschien op een andere manier?
NU: moet het nu gedaan worden of kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten? Vraag daarop door bij de persoon die het verzoek bij jou neerlegt.
DOEN: moet ik dit nu doen of kan ik het ook laten? Wat gebeurt er als je er niets mee doet? Sommige dingen blijken minder belangrijk als je het op z’n beloop laat.
En ook: tijd kopen! Vraag door op wat het verzoek concreet inhoudt en wanneer dit gedaan moet zijn en geef dan aan dat je later die dag erop terugkomt of het wel of niet gaat lukken.
Ik ben benieuwd wat dit ezelsbruggetje jou gaat opleveren. Hij kan heel krachtig en behulpzaam zijn!
“Nee zeggen tegen een ander is ja zeggen tegen jezelf“
Wil je meer leren over mindful werken en Mindfulness op het werk en hier samen met je collega’s mee aan de slag gaan? Neem contact op over de mogelijkheden van workshops en trainingen bij Mindful Life, Francien Post, francien@mindfullife.nl, tel. (06) 4034 1493. www.mindfullife.nl
Bron: carrieretijger.nl